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In Kooperation mit Zeynab Nasibova

Viele Tricks zur Planung des perfekten Gruppenausflugs

Reisen
Maik - 22.10.22 - 6:40
Viele Tricks zur Planung des perfekten Gruppenausflugs gruppenausflug_pxhere_CC0

[Dieser Beitrag wurde von Zeynab Nasibova verfasst.]

Es gibt doch nichts Schöneres, als mit Freunden und/oder der Familie einen großen Ausflug zu unternehmen. Sollte man zumindest meinen. Aber schon bei der Planung kann so einiges in die Hose gehen. Wenn Sie einen Gruppenausflug planen, habe ich einige Tricks ausprobiert, die Ihnen helfen könnten.

1. Ernennen Sie einen oder zwei Anführer

Die Organisation einer Reise muss nicht auf den Schultern einer einzigen Person liegen; diese Aufgabe wird von Reisebüros gegen Bezahlung übernommen. Überlegen Sie stattdessen, ob Sie verschiedene Personen für verschiedene Aufgaben einsetzen und die Stärken jedes Einzelnen nutzen wollen. Vielleicht haben Ihre Freunde Spaß an bestimmten Aufgaben und melden sich freiwillig: der Feinschmecker zum Beispiel, der die besten Lokale auswählt, in denen man gut essen und trinken kann. Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie einen Koordinator bestimmen, der alle wichtigen Entscheidungen und Fristen überwacht.

2. Treffen Sie sich, um Entscheidungen zu treffen

Auch wenn Technologien wie Whatsapp und E-Mail die Kommunikation erleichtern, sollten Sie sich die Zeit nehmen, sich zu einem Abendessen oder einem Drink zu treffen. Bei dieser Gelegenheit können Sie Ideen austauschen, Entscheidungen beschleunigen und den Fortschritt verfolgen. Das sollte die Vorfreude auf die Reise und die gegenseitige Erwartung aufrechterhalten und die Bande noch enger knüpfen, bevor Sie überhaupt das Flugzeug betreten haben.

3. Fangen Sie klein an

Wenn es sich um Ihre erste Gruppenreise handelt, sollten Sie mit einem risikoarmen Ziel beginnen, z.B. einem nahe gelegenen oder vertrauten Ort. Wenn Sie „klein“ anfangen, bekommt jeder ein Gefühl dafür, wie es ist, eine größere oder längere Reise zu organisieren und wie die Gruppendynamik funktioniert. Und selbst wenn die Reise ein kleines Desaster wird, kostet sie nicht allzu viel Zeit oder Geld. Gruppenreisen sind einfacher, wenn alle ein gemeinsames Interesse haben – wie beispielsweise Wandern oder Tauchen. Oder Sie orientieren sich an neuen Technologien und treffen sich digital – sei es zum gemeinsamen Gucken von Filmen oder dem Zocken im spannenden N1 Casino. Es muss ja nicht immer die große weite Welt sein, manchmal ist es auch am Schönsten, einfach mit Freunden abzuhängen, auf welche Art auch immer.

4. Wählen Sie ein Ziel mit vielfältigen Attraktionen

Wenn Sie nicht mit einer speziellen Interessengruppe wie einer Gruppe von Wanderern oder zu einer bestimmten Veranstaltung oder einer Hochzeit reisen, haben Ihre Freunde oder Ihre Familie wahrscheinlich unterschiedliche und in manchen Fällen sogar gegensätzliche Interessen. Wenn Sie sich einen Ort mit verschiedenen Attraktionen aussuchen, ist garantiert für jeden etwas dabei.

5. Berücksichtigen Sie unterschiedliche Budgets

Sie haben vielleicht eine ungefähre Vorstellung davon, was Sie auszugeben bereit sind, aber es kann problematisch sein, dies in der Gruppe zu besprechen, vor allem, wenn die Freunde sehr unterschiedliche Ausgaben haben. Treffen Sie stattdessen Kleinstentscheidungen, um zu bestimmen, was jeder ausgeben möchte und wo die Prioritäten bei den Ausgaben liegen: Reisen die Mitglieder Ihrer Gruppe eher regional oder sind sie bereit, weiter weg zu reisen? Wer reist in der Business Class und wer reist in der Touristenklasse? Entscheiden Sie sich für eine luxuriöse Unterkunft oder für einen bescheideneren Ort? Ein Wochenende oder eine ganze Woche? Wenn Sie Ihre Entscheidungen ändern, wie einen Kleinbus statt zwei Autos oder Taxis mieten oder sich für ein Haus oder eine Wohnung statt für mehrere nebeneinander liegende Hotelzimmer entscheiden, können Sie die Kosten senken und Geld sparen.

6. Bieten Sie Optionen und Fristen an

Vor allem bei der Wahl des Urlaubsortes, der Fluggesellschaft und der Unterkunft sollten Sie verschiedene Optionen in die engere Wahl ziehen, möglicherweise mit Vor- und Nachteilen, und Fristen setzen, bis zu denen die Entscheidungen getroffen werden müssen. Wenn nötig, ernennen Sie die entscheidungsfreudigste Person in Ihrem Team, um diesen Prozess zügig voranzutreiben. Endloses Zaudern kann für die Person, die die Buchungen vornehmen soll, frustrierend sein. Außerdem kostet Unentschlossenheit Geld, da die Preise kurz vor dem Datum Ihrer Reise steigen und die Angebote schnell vergriffen sind. Versuchen Sie etwas anderes, z.B. ein Service-Apartment, eine Ferienwohnung oder eine Kurzzeitmiete.

7. Ziehen Sie alternative Unterkünfte in Betracht

Im Gegensatz zur herkömmlichen Methode, benachbarte Hotelzimmer für die Mitglieder Ihrer Gruppe zu reservieren, können Sie mit alternativen Unterkünften wie Serviced Apartments und Kurzzeitvermietungen wie Airbnb und Couchsurfing nicht nur zusätzliche Einsparungen erzielen, sondern auch Ihren Bedürfnissen besser gerecht werden und Privatsphäre bieten, wo diese normalerweise nicht vorhanden ist. Ein kleines Apartment für eine Person, eine private Villa für Ihre Freundinnen, die ultimative Junggesellenbude für Männer oder ein mondäner Aufenthalt mit Pool und Garten für eine Familienfeier – alles ist möglich.

8. Bäder sind genauso wichtig wie Betten

Man lernt seine Freunde erst dann so richtig kennen, wenn man sich mit ihnen morgens ein Bad teilen muss. Also stets Augen auf bei der Planung, damit es morgens nicht zu Staus an der Tür kommt und alle mit einem Lächeln den Tag beginnen können. Damit Sie Ihre Zeit im Urlaub optimal nutzen können, sollten Sie dafür sorgen, dass diejenigen, die sich am schnellsten fertig machen, zuerst das Bad benutzen. Auf diese Weise können sie zuerst aufstehen und rausgehen, und es bleibt noch heißes Wasser übrig – besonders wichtig, wenn Sie an einem Ort sind, an dem dieser Luxus begrenzt ist.

9. Brechen Sie aus der Box aus

Gruppensituationen erfordern ein gewisses Maß an Geben und Nehmen. Bitten Sie jeden, eine Sache auszuwählen, die er wirklich tun möchte. So bekommt jeder eine Vorstellung davon, was er mag und hat die Möglichkeit, sich darauf einzulassen, an der Erfahrung teilzuhaben und aus der eigenen Komfortzone herauszukommen. Die Organisation für große Gruppen mag schwierig sein, aber es gibt auch zahlreiche Vorteile, wie z.B. Gruppentarife, Sonderrabatte und Sicherheit in der Menge.

10. Es ist ein Zahlenspiel

Wenn Sie in einer Gruppe reisen, können Sie exklusive Privilegien wie Sondertarife für Blockbuchungen, Gruppenrabatte und bevorzugte Upgrades erhalten. Es kann Ihnen auch ermöglichen, etwas zu tun, was Sie als Alleinreisender oder als Paar nicht tun könnten, entweder weil es zu teuer ist, weil es nur für Gruppen gilt oder weil die Sicherheit in der Gruppe gegeben ist. Nutzen Sie das zu Ihrem Vorteil aus.

11. Halten Sie den Plan locker, aber zielgerichtet

Eine lockere Reiseroute ist lohnender als eine starre, mit Aktivitäten vollgestopfte, als von einem Ort zum anderen zu hetzen und nur wenig Zeit zu haben, den Ort oder sich gegenseitig zu genießen. Bauen Sie Ihren Urlaub um ein bis zwei wichtige Ereignisse oder Aktivitäten pro Tag herum auf. Das lässt Raum für Auszeiten und Spontaneität. Denken Sie daran, dass sich Gruppen langsamer bewegen als Einzelpersonen, so dass ein überfülltes Programm nur zu unnötigem Stress und Enttäuschungen führt.

12. Teilen Sie sich auf

Anstatt frustriert auf andere warten zu müssen oder etwas zu verpassen, weil Sie das Gefühl haben, bei der Gruppe bleiben zu müssen, brechen Sie alleine oder in kleineren Gruppen auf. Es sollte zwar Aktivitäten geben, an denen jeder teilnehmen möchte, aber jeder sollte auch die Freiheit haben, selbst zu entscheiden, was er tun möchte. Zumal man dann am Abend auch wieder Raum für neue Geschichten hat.

13. Planen Sie Essen und Trinken ein

Da Sie davon ausgehen, dass sich Ihre Gruppe aufteilen wird, sollten Sie den Abendbrottisch zu dem einzigen Ort machen, an dem Sie alle zusammenkommen. Ein gutes Essen mit anschließenden Getränken ist eine wunderbare Gelegenheit, sich zu entspannen und sich über den Tag auszutauschen. Mit ein wenig Recherche können Sie sicherstellen, dass das Restaurant Ihrer Wahl offen ist, Platz für eine große Gruppe bietet – auch für Kinder, wenn Sie mit Kindern reisen, oder für gebrechliche Personen – und den Ernährungsbedürfnissen der Gruppe gerecht wird: Halal, vegetarisch, vegan usw.

14. Bleiben Sie in Kontakt

Kommunikation ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass die Erwartungen erfüllt und alle Probleme sofort gelöst werden. Teilen Sie während des Urlaubs wichtige Informationen wie die Reiseroute mit, erinnern Sie alle an die Treffpunkte und -zeiten und sorgen Sie dafür, dass jeder in der Gruppe die Adresse und die Kontaktdaten der Unterkunft sowie die Telefonnummern der anderen Teilnehmer speichert, damit die Pläne bei Bedarf geändert werden können. Es sollte auch mehr als einen Schlüssel für die Unterkunft geben, damit die Möglichkeit besteht, früher zurückzufahren.

15. Es geht nicht nur um Sie

Sicher, es geht um Ihre Urlaubszeit und Ihr hart verdientes Geld, aber es gibt einen Grund, warum Sie zugestimmt haben, als Gruppe zu reisen, also seien Sie geduldig und flexibel. Sie werden wahrscheinlich einige Opfer bringen müssen, aber neue Orte und Erfahrungen sind eine Gelegenheit, sich weiterzuentwickeln, und mit Ihren Freunden oder Ihrer Familie zusammenzuwachsen oder mitzuerleben, wie sie sich einen Ehrgeiz erfüllen oder etwas von ihrer Bucket List abhaken, sollte genauso lohnend sein.

16. Machen Sie viele Fotos

Es ist schwierig, eine Gruppe von Menschen zusammenzubringen. Die Menschen haben ein arbeitsreiches Leben und unterschiedliche Zeitpläne. Daher noch ein letzter Tipp: Machen Sie Unmengen von Fotos. Dies könnte die einzige Gelegenheit sein, gemeinsam zu reisen. Knipsen Sie! Noch lange nach Ihrem Urlaub werden Ihre Erinnerungen alles sein. Und es spornt vielleicht zusätzlich an, in der Zukunft erneut ein Get Together mit Freunden auf die Beine zu stellen.

Mit freundlicher Unterstützung von Zeynab Nasibova | Bild: pxhere (CC0 Public Domain) | Glücksspiel kann süchtig machen. Infos und Hilfe unter www.bzga.de

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